Gesetzliche Verjährungsfrist: Gutscheine clever nutzen
16.08.2022
Ob zum Geburtstag, zu Weihnachten oder einfach so: Gutscheine sind immer eine tolle Geschenkidee. Doch oft kommen die wertvollen kleinen Karten gar nicht direkt zum Einsatz – und liegen stattdessen jahrelang in der Schublade. Aber wie lange musst Du Gutscheine eigentlich akzeptieren? Wie gehst Du als Händler:in oder Dienstleister:in am besten mit abgelaufenen Geschenkgutscheinen um? Und was gibt es bei der Ausstellung zu beachten? In diesem Beitrag erfährst Du alles, was Du zum Thema Gutscheine wissen musst.
Wie lange ist ein Gutschein gültig?
Generell beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist für Gutscheine drei Jahre. Allerdings mit einer kleinen Einschränkung – denn die Einlösefrist berechnet sich nicht nach dem konkreten Ausstellungsdatum, sondern beginnt erst zum Ende des Jahres, in dem der Gutschein erstellt wurde.
Beispiel:
Wird der Geschenkgutschein am 22. November 2022 gekauft, endet die gesetzliche Frist für die Einlösung am 31. Dezember 2025.
Theoretisch musst Du den Gutschein nach Ablauf dieser Frist also nicht mehr akzeptieren – und kannst auch das Geld, das Deine Kund:innen dafür bezahlt haben, einfach behalten. In der Praxis solltest Du allerdings gut überlegen, ob Du wirklich auf die Verjährungsfrist bestehen und damit Deine Kund:innen vor den Kopf stoßen möchtest. Denn eine solche Erfahrung veranlasst schnell zu bösen Bemerkungen oder schlechten Kritiken auf Bewertungsportalen.
Aus dem „Gewinn“, den Du für den abgelaufenen Gutschein einstreichst, kann also schnell ein Schaden für Dein Business entstehen. Stattdessen ist es meist sinnvoller, Deine Kund:innen mit einem freundlichen Hinweis auf die abgelaufene Verjährung aufmerksam zu machen – und den Gutschein letztlich dennoch einzulösen. So sorgst Du nicht nur für zufriedene Kund:innen, sondern sammelst gleichzeitig noch zusätzliche Sympathiepunkte.
Sonderfälle: Wann sind kürzere Befristungen für Gutscheine möglich?
Grundsätzlich gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren ausschließlich für Gutscheine, die von Deinen Kund:innen im Voraus mit Geld bezahlt wurden. Handelt es sich dagegen um kostenlose Coupons für Rabatte oder kleine Geschenke, kannst Du die Frist für das Einlösen solcher Gutscheine ganz nach Deinen Wünschen festlegen.
Doch auch bei vorab bezahlten Geschenkgutscheinen hast Du in bestimmten Fällen die Möglichkeit, die Einlösefrist auf weniger als drei Jahre zu begrenzen:
Geschenkgutscheine für Dienstleistungen
Auf den ersten Blick ist das Prinzip hinter dem Gutschein immer gleich: Dein:e Kund:in bezahlt bei Dir eine bestimmte Summe Geld und bekommt dafür einen Geschenkgutschein mit dem entsprechenden Gegenwert. Doch so einfach ist es leider nicht immer: Ist der Gutschein nämlich für eine bestimmte Dienstleistung bestimmt, zum Beispiel eine Beauty-Behandlung, kann sich der Wert der Leistung mit den Jahren ändern – beispielsweise, wenn Du Deine Preisliste wegen steigender Kosten für Waren oder Lebensmittel anheben musst.
Aus diesem Grund gelten Gutscheine, die ausschließlich eine Dienstleistung ausweisen, als Sonderfall. Wegen der möglichen Wertänderung darfst Du hier laut Gesetz auch eine kürzere Einlösefrist als die gesetzlich vorgeschriebenen drei Jahre ansetzen. Doch dabei lauern einige Fallstricke: Eine genaue Regelung, wie weit Du dabei im Einzelfall gehen kannst, gibt es nämlich bisher nicht. Aktuelle gerichtliche Urteile weisen zwar darauf hin, dass der Anspruch auf den Gutschein mindestens ein Jahr lang gültig sein sollte – doch diese Frist kann sich jederzeit ändern.
Tipp:
Statt bei Gutscheinen für Dienstleistungen die Einlösefrist zu begrenzen, kannst Du auch einfach zusätzlich den aktuellen Preis der Leistung vermerken (z. B. „Maniküre im Wert von 20 Euro“). Ändert sich Deine Preisliste vor Ablauf der Verjährung, hast Du somit Anspruch auf den Restbetrag, der nach Abzug des Gutscheins anfällt – oder kannst Deinen Kund:innen alternativ eine gleichwertige Leistung anbieten.
Gutscheine für Veranstaltungen und zeitlich begrenzte Aktionen
Einen weiteren Sonderfall stellen Veranstaltungen und zeitlich begrenzte Aktionen dar: Bietest Du in Deinem Restaurant beispielsweise ein Dinner mit Theatervorstellung an, kannst Du auch dafür Gutscheine verkaufen.
Allerdings erfordert ein solches Event eine Menge Planung und Vorbereitung – und findet deshalb nur zu ganz bestimmten Terminen statt. Deshalb hast Du auch hier die Möglichkeit, die Gültigkeitsdauer des Gutscheins auf den Zeitraum der Veranstaltungstermine zu begrenzen. Der Geschenkgutschein kann schließlich nur eingelöst werden, wenn das Event auch tatsächlich stattfindet. Doch was, wenn der oder die Beschenkte an allen möglichen Terminen verhindert ist?
Keine Sorge: Hast Du eine zusätzliche Befristung für das Event auf Deinem Gutschein (oder in Deinen AGB) angegeben, musst Du die Veranstaltung natürlich nicht wiederholen. Allerdings verliert der Gutschein seinen Wert auch nicht vollständig – denn die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren ist auch in diesem Fall weiterhin gültig. Meldet der oder die Gutscheininhaber:in seinen Anspruch vor Ablauf dieser Frist bei Dir an, musst Du ihm deshalb das Geld für den Gutschein zurückerstatten.
Achtung!
Grundsätzlich bist Du nicht verpflichtet, Gutscheine in bar auszuzahlen. Es gibt aber eine Ausnahme: Ist der Gutschein auf eine bestimmte Ware oder Dienstleistung festgelegt, die Du mittlerweile nicht mehr im Sortiment führst, hat Dein:e Kund:in Anspruch auf eine Barauszahlung – allerdings nur, wenn die gesetzliche Verjährungsfrist noch nicht überschritten ist.
Gutscheine richtig ausstellen: 3 Dinge, die Du auf keinen Fall vergessen solltest
An sich ist so ein Gutschein eine super Idee, von der beide Seiten profitieren: Deine Kund:innen bekommen ein schönes Geschenk für Freunde und Familie – und Du kannst dank der persönlichen Empfehlung im besten Fall sogar noch ein paar Neukund:innen für Dich gewinnen.
Damit es beim Einlösen nicht zu Diskussionen im Nachhinein kommt, solltest Du beim Ausstellen Deines Gutscheins vor allem auf Genauigkeit achten. Voraussetzung für die Gültigkeit ist außerdem, dass Du Deinen Kund:innen ein schriftliches Dokument ausstellst.
Juristen bezeichnen den Gutschein deshalb auch als „kleines Inhaberpapier“ – es bescheinigt, dass der zugehörige Geldwert beim ausstellenden Unternehmen bereits bezahlt wurde, und berechtigt den Besitzer des Gutscheins, ihn einzulösen.
Gut zu wissen:
Laut Paragraph 807 BGB darf ein Gutschein von jeder Person eingelöst werden, die ihn vorlegen kann. Wenn Du Deinen Kund:innen die Möglichkeit gibst, den Namen de:r Beschenkten einzutragen, verleiht dies dem Geschenkgutschein also nur eine persönlichere Note – der Anspruch auf die Leistung oder den Geldwert des Gutscheins ist aber nicht an die Person gebunden.
Neben der schriftlichen Ausstellung sollte Dein Gutschein außerdem die folgenden drei Informationen enthalten:
1. Gegenwert des Gutscheins
Stellst Du den Gutschein für einen bestimmten Geldwert aus, solltest Du diesen gut erkennbar vermerken. Ähnlich wie bei einer Quittung ist es dabei empfehlenswert, den Betrag sowohl in Zahlen als auch in Worten anzugeben. So verhinderst Du einerseits Manipulationen am Gutschein und es kommt es später beim Einlösen nicht zu Unstimmigkeiten.
Alternativ kannst Du den Gutschein auch für eine bestimmte Ware oder Dienstleistung ausstellen, zum Beispiel einen Haarschnitt oder eine Gesichtsbehandlung. Hier ist allerdings Vorsicht geboten: Denn wenn Du Deine Preisliste, beispielsweise wegen höherer Materialkosten, nach oben korrigieren musst, kann der Gutschein je nach Gültigkeitsdauer zum Minusgeschäft werden.
Um sicherzugehen, dass Du mit dem Geschenkgutschein keinen Verlust einfährst, solltest Du deshalb auch bei Dienstleistungen zusätzlich den bezahlten Geldwert vermerken, zum Beispiel „Haarschnitt im Wert von 50 Euro“. So bist Du rechtlich auf der sicheren Seite und kannst den Restbetrag auch nachfordern, wenn sich Deine Preise im Lauf der Zeit erhöht haben.
2. Aussteller des Gutscheins
Auch wenn es offensichtlich scheint, wird der folgende Punkt oft vergessen: Denn damit Dein Gutschein auch Deinem Unternehmen zugeordnet werden kann, muss auch der Aussteller deutlich erkennbar vermerkt sein. Auch wenn Du vorgedruckte Gutscheinkarten in Auftrag geben möchtest, solltest Du daran denken, Dein Unternehmen und seinen Standort auf dem Gutschein klar zu benennen.
Bei der endgültigen Ausstellung kannst Du im Anschluss einen Firmenstempel nutzen, um die Gültigkeit zu bescheinigen. Eine persönliche Unterschrift de:r Aussteller:in ist dagegen laut Gesetz nicht unbedingt notwendig – aber aus Sicherheitsgründen dennoch sinnvoll. Denn so kannst Du auch Jahre später noch genau nachvollziehen, welche:r Mitarbeiter:in den Gutschein erstellt hat.
3. Ausstellungsdatum des Gutscheins
Um die Gültigkeitsdauer Deines Geschenkgutscheins genau zu berechnen, ist die Angabe des Ausstellungsdatums essenziell. Trägst Du das Datum per Hand ein, solltest Du hier besonderen Wert auf die Lesbarkeit legen. Alternativ kannst Du auch einen verstellbaren Datums-Stempel benutzen.
Bei Dienstleistungen oder einmaligen Veranstaltungen kannst Du außerdem eine kürzere Befristung festlegen. Damit Deine Kund:innen über die verkürzte First für die Einlösung Bescheid wissen, musst Du jedoch einen klaren Vermerk auf Deinem Gutschein hinzufügen. Die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gilt allerdings auch ohne konkreten Hinweis.
Häufige Fragen
Die gesetzliche Verjährungsfrist für Gutscheine beträgt in der Regel drei Jahre. Gutscheine für Dienstleistungen oder einmalige Veranstaltungen können nach dem BGB aber auch auf einen kürzeren Zeitraum befristet werden.
Grundsätzlich berechnet sich die Verjährungsfrist eines Gutscheins nach dem Jahr seiner Ausstellung. Ist als Ausstellungsdatum also beispielsweise der 10. März 2022 vermerkt, kann der Gutschein bis einschließlich 31. Dezember 2025 eingelöst werden.
Prinzipiell gilt auch für diese Gutscheine eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Endgültige Urteile zu einer Verlängerung der Frist wegen der Beschränkungen im Rahmen der Corona-Pandemie stehen aktuell noch aus.
Prinzipiell hat der oder die Gutscheininhaber:in keinen Anspruch auf eine Barauszahlung. Nur wenn der Gutschein aus einem berechtigten Grund auf weniger als drei Jahre befristet ist oder die vermerkte Leistung nicht mehr erbracht werden kann, muss müssen Händler:innen den Geldwert in bar auszahlen.
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